Die Antwortfrist verlängern und das mitteilen

Die Verlängerung tritt nicht von selbst ein. Sie setzt zweierlei voraus: dass sie unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist, und dass Sie die betroffene Person innerhalb eines Monats nach Eingang über die Fristverlängerung und die Gründe für die Verzögerung unterrichten (Art. 12 Abs. 3 Sätze 2 und 3 DSGVO).

So geht es

1. Vor Ablauf des ersten Monats entscheidenDie Mitteilung muss innerhalb eines Monats nach Eingang draußen sein. Wer den Monat verstreichen lässt, hat die Verlängerung nicht mehr – es bleibt beim einen Monat.
2. Grund benennenDer Wortlaut knüpft an die Komplexität und die Anzahl der Anträge an. Reiner Aufwand ist kein Grund, und dass ein großes Unternehmen viele Anträge bekommt, löst nach den Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses nicht automatisch eine Verlängerung aus.
3. Mitteilung versendenDer Entwurf trägt die Verlängerung und ein Feld für die Gründe der Verzögerung. Solange das Feld leer ist, meldet die App den offenen Platzhalter, statt den Entwurf durchzulassen.
4. Neue Frist im BlickDie Ampel rechnet auf drei Monate ab Eingang um. Mehr gibt der Wortlaut nicht her: ein Monat plus höchstens zwei.

Die Verlängerung ist eine Ausnahme, kein Puffer

Der Europäische Datenschutzausschuss hält in seinen Leitlinien zum Auskunftsrecht fest, dass die Verlängerung eine Ausnahme von der allgemeinen Regel darstellt und nicht übermäßig genutzt werden sollte. Als Komplexitätsfaktoren nennt er unter anderem die Menge der verarbeiteten Daten, die Art der Speicherung und die ausnahmsweise nötige Unkenntlichmachung. Umgekehrt macht der bloße Umstand, dass die Beantwortung großen Aufwand erfordert, einen Antrag noch nicht komplex.

Deshalb steht die Verlängerung in der App als Schalter mit Begründung und nicht als stiller Puffer in der Ampel. Wer sie setzt, ohne die Mitteilung zu versenden, hat drei Monate im Kalender und einen Monat im Gesetz. Und der Maßstab bleibt auch mit Verlängerung derselbe: Geantwortet wird unverzüglich, die Frist ist die äußerste Grenze und nicht der vorgesehene Termin.

Nicht zu verwechseln: die Mitteilung bei Untätigkeit

Art. 12 Abs. 4 DSGVO regelt einen anderen Fall. Wird der Verantwortliche auf den Antrag hin nicht tätig, unterrichtet er die betroffene Person ohne Verzögerung, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Eingang, über die Gründe hierfür und über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.

Beide Mitteilungen laufen im selben Monat, meinen aber Verschiedenes: Die eine kündigt eine spätere Antwort an, die andere teilt mit, dass keine kommt. Der Europäische Datenschutzausschuss trennt sie ausdrücklich. Im Vorgang sind es deshalb zwei Bausteine und nicht einer.

Der Antragsweg zählt mit

Stellt die betroffene Person den Antrag elektronisch, so ist sie nach Möglichkeit auf elektronischem Weg zu unterrichten, sofern sie nichts anderes angibt (Art. 12 Abs. 3 Satz 4 DSGVO). Der Satz steht unter zwei Vorbehalten und ist deshalb weder freie Wahl noch harte Pflicht. Notieren Sie den gewünschten Antwortweg beim Eingang und nicht erst beim Verfassen der Antwort – danach ist er meist nicht mehr rekonstruierbar.

Häufige Fragen

Ob eine Verlängerung erforderlich ist, entscheidet der Verantwortliche. BetroffenenRecht24 dokumentiert Fristen und stellt Textbausteine bereit, es ist keine Rechtsberatung im Einzelfall; die Bewertung bleibt beim Verantwortlichen.