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Betroffenenanfragen fristgerecht beantworten, Datenpannen dokumentieren.
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Anfragen und Datenpannen
Ihr öffentlicher Anfrage-Kanal
Über diesen Link stellen Betroffene Anfragen (Art. 15–21 DSGVO) – ohne Konto, mit Vorgangs-Code. Auf Ihrer Website und in Ihrer Datenschutzerklärung verlinken.
So läuft es in drei Schritten
Betroffenenanfragen
Antwortfrist: 1 Monat ab Eingang – bei Verlängerung 3 Monate (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Noch keine Anfragen eingegangen.
Anfrage von Hand erfassen (Brief, E-Mail, Telefon)
Die Frist läuft ab Eingang, nicht ab Erfassung (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Tragen Sie den Tag ein, an dem die Anfrage bei Ihnen ankam – nicht den heutigen.
Status
Identitätsprüfung – zurückhaltend und dokumentiert
Nur bei begründeten Zweifeln zusätzliche Informationen anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Abgehakt wird jetzt am Konto: Die Punkte stehen im Nachweis-Export und nicht mehr nur in diesem Browser.
Ohne begründete Zweifel dürfen keine zusätzlichen Informationen verlangt werden. Begründet ist nur, was aufgeschrieben ist – ein Häkchen trägt keine Begründung.
Fristverlängerung
Antwort-Baustein
Pflichtangaben
Abhaken, was in Ihrer Antwort wirklich steht. Die Liste ist der Grund, warum Antworten in der Praxis unvollständig sind – nicht die Frist.
Nicht tätig werden (Art. 12 Abs. 4 DSGVO)
Wer auf den Antrag hin nicht tätig wird, unterrichtet die betroffene Person über die Gründe und über Beschwerde und gerichtlichen Rechtsbehelf – spätestens binnen eines Monats nach Eingang.
Ihre Antwort (Dokumentation)
Datenpannen – 72-Stunden-Meldefrist
Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Kenntnis (Art. 33 Abs. 1 DSGVO); dokumentieren müssen Sie jeden Vorfall (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).
Noch keine Pannen dokumentiert.
Mandanten
Für externe Datenschutzbeauftragte: mehrere Verantwortliche in einem Konto. Der Mandant ändert an keiner Frist etwas – die 72 Stunden laufen je Vorgang.
Welchem Mandanten dieser Vorfall schon zugeordnet ist, gibt die Einzelansicht nicht mit heraus. Wer es sehen will, wählt den Mandanten oben unter „Ansicht“.
Melde-Check – strukturierte Ersteinschätzung
Baustein: Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO)
Baustein: Information der Betroffenen (Art. 34 DSGVO)
Wohin melden?
Zuständig ist im nicht-öffentlichen Bereich die Behörde am Sitz Ihrer Niederlassung (§ 40 Abs. 1 BDSG, Art. 55 DSGVO). Das ist ein Nachschlagewerk, keine Zuständigkeitsauskunft im Einzelfall.
An wen wurde gemeldet?
Pflichtinhalt der Meldung (Art. 33 Abs. 3 DSGVO)
Pflichtinhalt der Betroffenen-Information (Art. 34 Abs. 2 DSGVO)
Wann die Benachrichtigung entfällt (Art. 34 Abs. 3 DSGVO)
Dokumentierte Ausnahme (Art. 34 Abs. 3 DSGVO)
Nachweis
Nachmeldungen (Art. 33 Abs. 4 DSGVO)
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
Die Pflicht, nach der die Aufsichtsbehörde als erstes fragt. Sieben Angaben je Verarbeitung; zwei davon stellt der Wortlaut unter den Vorbehalt „wenn möglich“.
Muss ich das führen? (Art. 30 Abs. 5 DSGVO)
Noch keine Verarbeitungstätigkeit erfasst.
Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)
Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
Fristenkalender
Beide Fristen in Ihrem Kalender: die Antwortfrist als Tagestermin, die 72-Stunden-Meldefrist als Zeitpunkt. Namen und Adressen der Betroffenen stehen nicht darin – nur der Vorgangs-Code.
Abonnement
Eine heruntergeladene Datei ist morgen falsch. Mit dem Abonnement holt Ihr Kalenderprogramm die Fristen selbst wieder ab – auch die Anfragen, die über Ihren öffentlichen Kanal neu hereinkommen.
Die Adresse enthält ein Geheimnis. Wer sie hat, sieht Ihre Fristen. Geben Sie sie nicht weiter und schalten Sie das Abonnement ab, wenn Sie es nicht mehr brauchen – die alte Adresse wird dabei ungültig.
In Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender als „Kalender abonnieren“ eintragen.
Dokumentations-Nachweis
Alle Anfragen und Pannen mit Fristeinhaltung als JSON exportieren – für die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) und die Dokumentation von Verletzungen (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).