Auskunftsantrag nach Art. 15 erhalten — Schritt für Schritt
30. Juli 2026 · 7 Min. Lesezeit · BetroffenenRecht24 RedaktionDer Auskunftsantrag ist die häufigste Betroffenenanfrage überhaupt: Jede Person darf wissen, ob Sie Daten über sie verarbeiten — und wenn ja, welche, wozu und wohin sie fließen. Die gute Nachricht: Wer den Ablauf einmal sauber aufgesetzt hat, beantwortet auch den zehnten Antrag routiniert. Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch den Vorgang.
- Schritt 1: Eingang dokumentieren und Frist notieren
- Schritt 2: Identität verhältnismäßig prüfen
- Schritt 3: Daten zusammentragen — alle Systeme bedenken
- Schritt 4: Die Pflichtangaben nach Art. 15 Abs. 1 liefern
- Schritt 5: Form, Kopie und Unentgeltlichkeit
- Typische Fehler bei Auskunftsanträgen
- Muster-Ablauf für den Standard-Fall
Schritt 1: Eingang dokumentieren und Frist notieren
Der Antrag muss weder das Wort „Auskunft" noch „Art. 15" enthalten — maßgeblich ist der Inhalt. Sobald die Anfrage Ihr Unternehmen erreicht, läuft die Antwortfrist: unverzüglich, spätestens binnen eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Halten Sie Eingangsdatum, Kanal und Anliegen fest und tragen Sie die Frist ein. Dieser eine Eintrag entscheidet später darüber, ob Sie die Einhaltung nachweisen können — Stichwort Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).
Schritt 2: Identität verhältnismäßig prüfen
Sie dürfen die Auskunft nicht an die falsche Person erteilen — aber Sie dürfen die Hürde auch nicht künstlich hochziehen. Zusätzliche Informationen zur Identitätsbestätigung sind nur bei begründeten Zweifeln erlaubt (Art. 12 Abs. 6 DSGVO), und selbst dann nur so viele wie nötig. In der Praxis reicht meist der Anfrage-Kanal selbst: Wer aus dem eigenen Kundenkonto oder von der bekannten E-Mail-Adresse fragt, ist hinreichend identifiziert. Eine Ausweiskopie ist die Ausnahme, nicht der Standard. Und beachten Sie: Die Monatsfrist läuft während der Prüfung weiter.
Schritt 3: Daten zusammentragen — alle Systeme bedenken
Jetzt wird gesucht: CRM, Warenwirtschaft, Newsletter-Tool, Support-System, Bewerberdatei, Excel-Listen, E-Mail-Postfächer. Typische Lücken sind Systeme, die „niemand mehr benutzt", und dezentrale Ablagen. Halten Sie fest, wo Sie gesucht haben — das gehört zur Dokumentation. Übrigens: Bestehen keine Daten zur Person, ist auch das eine Auskunft (Negativauskunft), die fristgerecht zu erteilen ist.
Schritt 4: Die Pflichtangaben nach Art. 15 Abs. 1 liefern
Die Auskunft ist mehr als ein Datenauszug. Art. 15 Abs. 1 DSGVO verlangt verbindlich diese Angaben:
| Pflichtangabe | Was gemeint ist |
|---|---|
| Verarbeitungszwecke | Wozu die Daten verarbeitet werden (z. B. Vertragserfüllung, Versand, Buchhaltung, Werbung) |
| Kategorien der Daten | Welche Arten von Daten betroffen sind (z. B. Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs-, Nutzungsdaten) |
| Empfänger | Wer die Daten erhält oder erhalten hat — konkret oder als Kategorie (z. B. Versanddienstleister, Steuerberater) |
| Speicherdauer | Die geplante Dauer oder zumindest die Kriterien für ihre Festlegung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen) |
| Herkunft der Daten | Soweit die Daten nicht bei der Person selbst erhoben wurden |
| Automatisierte Entscheidungen | Ob Profiling oder automatisierte Einzelentscheidungen stattfinden — ggf. mit Erläuterung der Logik |
| Rechte-Hinweis | Hinweis auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde |
Dazu kommt nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO eine Kopie der personenbezogenen Daten selbst — der tatsächliche Datenbestand, nicht nur eine Beschreibung. Bei der Kopie dürfen die Rechte anderer Personen nicht beeinträchtigt werden; im Zweifel schwärzen Sie Dritt-Daten.
Schritt 5: Form, Kopie und Unentgeltlichkeit
Die Antwort erfolgt in der Regel schriftlich — bei elektronisch gestelltem Antrag in einem gängigen elektronischen Format, sofern die Person nichts anderes wünscht (Art. 12 Abs. 1, Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Und sie ist unentgeltlich: Ein Entgelt ist nur in engen Ausnahmen zulässig — bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anträgen (Art. 12 Abs. 5 DSGVO), nicht beim normalen ersten Auskunftsantrag. Versenden Sie so, dass Sie den Versand belegen können, und dokumentieren Sie den Zeitpunkt — er schließt den Fristnachweis.
Typische Fehler bei Auskunftsanträgen
- Nur das CRM durchsucht: Newsletter-Tool, Support-System und Postfächer vergessen — die Auskunft ist unvollständig.
- Bestätigung statt Auskunft: „Ja, wir verarbeiten Daten über Sie" ist erst der Anfang — Pflicht sind die Angaben aus Art. 15 Abs. 1 plus Kopie.
- Überzogene Identitätsforderung: Ausweiskopie ohne begründete Zweifel — unzulässig (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).
- Schweigen bei Negativauskunft: Auch „wir haben keine Daten zu Ihnen" ist eine Antwort mit Frist.
- Keine Dokumentation: Ohne Nachweis von Suche, Versand und Zeitpunkt ist die Fristeinhaltung später nicht belegbar.
Muster-Ablauf für den Standard-Fall
- Eingang dokumentiert: Datum, Kanal, Anliegen, Frist eingetragen
- Identität geprüft: Kanal ausreichend / begründete Zweifel dokumentiert
- Systeme durchsucht: CRM, Newsletter, Support, Buchhaltung, Postfächer — Suchumfang festgehalten
- Auskunft erstellt: alle Pflichtangaben aus Art. 15 Abs. 1 plus Kopie der Daten, Dritt-Daten geschwärzt
- Versand dokumentiert: Zeitpunkt und Weg festgehalten — Frist eingehalten
- Vorgang abgelegt: Nachweis für die Rechenschaftspflicht archiviert
Ein Auskunftsantrag ist Routine, wenn der Ablauf steht: Eingang und Frist dokumentieren, Identität verhältnismäßig prüfen, alle Systeme durchsuchen, die Pflichtangaben nach Art. 15 Abs. 1 plus Kopie liefern — und alles festhalten.
BetroffenenRecht24 führt durch genau diese Schritte: Fristen-Ampel, Identitäts-Checkliste, Auskunfts-Baustein mit allen Pflichtangaben und der Nachweis-Export am Ende.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Bewertung im Einzelfall bleibt Aufgabe des Verantwortlichen — wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.